Os principais erros na gestão de viagens corporativas e como evitá-los

Daniela Santos
5 de ago.
4 min de leitura

As viagens corporativas desempenham um papel estratégico no crescimento das empresas, fortalecendo relacionamentos comerciais, ampliando oportunidades de negócios e permitindo a participação em eventos, reuniões e visitas técnicas.

Os principais erros na gestão de viagens corporativas e como evitá-los

No entanto, quando não são bem administradas, podem gerar desperdício de recursos, aumento dos custos operacionais e impactos negativos na produtividade dos colaboradores.

Muitas organizações ainda enfrentam dificuldades para controlar despesas, acompanhar indicadores e garantir que as viagens estejam alinhadas aos objetivos do negócio. A boa notícia é que a maioria desses problemas pode ser evitada com planejamento, tecnologia e uma gestão especializada.

Neste artigo, apresentamos os erros mais comuns na gestão de viagens corporativas e mostramos como corrigi-los para tornar o processo mais eficiente, econômico e seguro.

Não possuir uma política de viagens corporativas

Um dos erros mais frequentes é a ausência de uma política de viagens clara e estruturada.

Sem diretrizes bem definidas, cada colaborador acaba tomando decisões individuais sobre compra de passagens, escolha de hotéis, transporte e prestação de contas, o que dificulta o controle financeiro e aumenta as despesas.

Uma política de viagens deve estabelecer regras para reservas, categorias de hospedagem, limites de gastos, processos de aprovação, utilização de transporte terrestre e procedimentos para reembolso.

Além de padronizar processos, ela garante mais transparência e previsibilidade para gestores e colaboradores.

Deixar as reservas para a última hora

Reservas realizadas próximo à data do embarque costumam resultar em tarifas significativamente mais altas.

Além do aumento nos preços de passagens aéreas e hospedagens, a empresa perde a oportunidade de escolher horários mais adequados e hotéis próximos ao compromisso profissional.

O planejamento antecipado amplia as opções disponíveis e reduz consideravelmente os custos da viagem.

Priorizar apenas o menor preço

Buscar economia é importante, mas escolher sempre a alternativa mais barata pode gerar prejuízos indiretos.

Voos com conexões longas, hospedagens distantes do local das reuniões ou horários pouco convenientes podem provocar atrasos, desgaste físico e queda de produtividade.

Uma gestão eficiente considera o custo-benefício, equilibrando economia, conforto e eficiência operacional.

Não acompanhar indicadores de desempenho

Muitas empresas realizam dezenas ou centenas de viagens por ano sem analisar os resultados.

Sem indicadores (KPIs), torna-se impossível identificar desperdícios, avaliar fornecedores ou medir o retorno dos investimentos.

Entre os principais indicadores estão:

custo médio por viagem;
antecedência das reservas;
economia obtida em negociações;
índice de cancelamentos;
despesas por colaborador;
retorno sobre o investimento (ROI) das viagens.

Essas informações permitem decisões mais estratégicas e uma gestão baseada em dados.

Não centralizar a gestão das viagens

Quando cada departamento ou colaborador faz suas reservas de forma independente, a empresa perde o controle sobre os gastos.

Além da dificuldade para consolidar informações, essa prática impede negociações com fornecedores e dificulta o cumprimento da política de viagens.

Centralizar a gestão proporciona maior controle financeiro, processos padronizados e melhores condições comerciais.

Ignorar a segurança do viajante

A gestão de viagens vai muito além da compra de passagens.

Empresas também são responsáveis pelo chamado Duty of Care, ou dever de cuidado com seus colaboradores durante deslocamentos profissionais.

Não possuir canais de atendimento emergencial, monitoramento das viagens, seguro adequado ou planos para situações imprevistas pode gerar riscos operacionais, jurídicos e humanos.

Garantir assistência antes, durante e após a viagem é uma parte essencial da gestão corporativa.

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Ainda existem empresas que controlam reservas e despesas por planilhas ou processos manuais.

Além de consumir tempo, esse modelo aumenta a possibilidade de erros, dificulta auditorias e reduz a visibilidade dos gastos.

Ferramentas de gestão de viagens permitem automatizar aprovações, acompanhar despesas em tempo real, gerar relatórios, controlar políticas internas e oferecer informações estratégicas para a tomada de decisão.

A tecnologia também melhora a experiência dos colaboradores e simplifica o trabalho das equipes financeiras e administrativas.

Não contar com uma TMC especializada

Outro erro recorrente é acreditar que uma agência de viagens tradicional atende todas as necessidades de uma empresa.

Uma Travel Management Company (TMC) oferece muito mais do que emissão de passagens.

Ela atua de forma estratégica, negociando tarifas corporativas, monitorando indicadores, oferecendo tecnologia, suporte 24 horas, gestão de riscos e atendimento especializado.

Essa parceria contribui para reduzir custos, aumentar a produtividade e proporcionar mais segurança aos viajantes.

Não revisar os resultados das viagens

Após o retorno do colaborador, muitas empresas encerram o processo sem realizar qualquer avaliação.

Analisar despesas, comparar custos previstos e realizados, identificar oportunidades de melhoria e avaliar fornecedores são práticas fundamentais para aperfeiçoar continuamente a gestão de viagens.

Esse acompanhamento permite corrigir falhas e aumentar a eficiência das próximas viagens.

Gestão estratégica gera economia e melhores resultados

Evitar esses erros é um passo importante para transformar as viagens corporativas em uma ferramenta estratégica para o crescimento da empresa.

Com processos bem definidos, tecnologia, indicadores de desempenho e apoio especializado, é possível reduzir custos, aumentar a produtividade, oferecer mais segurança aos colaboradores e melhorar o retorno sobre cada viagem realizada.

Uma gestão eficiente não apenas controla despesas, mas também contribui para que cada deslocamento gere valor para o negócio.

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